مقدمه ای بر طرح های کسب و کار – بخش دوم

در بخش اول از این مطلب با بخش های مختلف یک طرح کسب و کار و همچنین مخاطبین چنین طرح هایی آشنا شدیم، در بخش دوم و پایانی به اهمیت بروز رسانی و انواع این طرح ها می پردازیم:

طراحی یک چک لیست یا فهرست برای بروز رسانی

اینها 7 دلیل برای اندیشیدن شما به بروز رسانی طرح کسب و کار می باشد. اگر حتی یکی از این دلایل در مورد شما صادق هستند، بدانید که زمان بروز رسانی برای شما فرا رسیده است.

• یک دوره مالی جدید در حال شروع است. شما ممکن است برنامه خودتان را بصورت سالانه، فصلی یا حتی ماهانه بروز رسانی کنید، اگر که در صنعتی با سرعت تغییر زیاد فعالیت می کنید.
• شما نیاز به تامین اعتبار یا تامین اعتبار اضافی دارید. قرض دهندگان یا دیگر تامین کنندگان اعتبار برای کمک به اتخاذ تصمیمات صحیح در زمینه تامین اعتبار نیاز به برنامه های جدید و بروز رسانی شده دارند.
• یک تغییر مهم در بازار ایجاد شده است. تغییر سلیقه و ذائقه مشتری، تثبیت روند ها بین مشتریان و شرایط قانونی و نظارتی تغییر یافته می تواند تحریک و هشداری برای نیاز به یک بروز رسانی در طرح ها و برنامه ها باشد.
• بنگاه کاری شما در حال توسعه یا در شرف ایجاد و توسعه یک محصول، فن آوری، خدمت یا مهارت جدید می باشد. اگر کسب و کار شما از اولین نوبتی که در آن اقدام به نگارش یک طرح کسب و کار کردید تغییرات زیادی را تجربه کرده، اکنون دیگر نیاز به یک بروز رسانی در طرح و برنامه شما دیده می شود.
• تغییری در مدیریت داشته اید. مدیران جدید باید اطلاعات جدیدی در مورد کسب و کار و اهداف شما در اختیار داشته باشند.
• شرکت شما از یک محدوده یا آستانه خاص و مشخص عبور کرده است. از جمله این موارد می توان به خارج شدن از دفتر کار خانگی، عبور از مرز درآمد یک میلیون دلار یا استخدام صدمین کارمند خودتان اشاره کرد.
• به نظر می رسد که طرح قبلی شما دیگر بازتاب دهنده واقعیات موجود نباشد. شاید در نوبت قبلی کار قابل قبولی انجام ندادید، شاید فقط شرایط خیلی سریعتر از آنچه تصور می کردید تغییر کرده است. اما اگر طرح موجود شما نامرتبط به نظر می رسد، دوباره اقدام به نگارش آن بکنید.

یافتن طرح مناسب برای شما

طرح های کسب و کار عناصر و بخش های بسیاری را با یکدیگر در اشتراک دارند که از جمله این موارد می توان به طرح بازاریابی یا پیش بینی جریان وجوه نقد اشاره کرد و برخی از آنها نیز اهداف مشخصی را هم دنبال می کنند که از جمله این موارد جذب پول و سرمایه و یا ترغیب یک شریک برای جذب شدن به شرکت می باشد. اما  با وجود اینکه که بسیاری از کسب و کارها اینگونه هستند، اما همه طرح های کسب و کار، همانند یکدیگر نیستند.

بسته به کسب و کار شما و اینکه شما قصد چه استفاده ای از این بیزنس پلن دارید، ممکن است نسبت به یک کارآفرین دیگر به یک طرح کسب و کار کاملا متفاوت دیگری نیاز داشته باشید. طرح های کسب و کار بشکل کاملا گسترده ای از نظر طول مطلب، ظاهر طرح، جزئیات محتوا و میزان تاکید متفاوتی که آنها بر جنبه های مختلف یک کسب و کار وارد می دانند با یکدیگر متفاوت هستند.

دلیل اینکه انتخاب طرح و برنامه از اهمیت بسیار زیادی برخوردار می باشد اینست که این انتخاب تاثیر بسیار زیادی بر کلیت طرح کسب و کار شما می گذارد. شما خواهان معرفی خودتان و کسب و کار خودتان توسط این طرح به بهترین شکل ممکن می باشید. این موضوع در همه حالات و وضعیت ها صدق می کند و اصلا ربطی به اینکه هدف این طرح معرفی شدن در یک کنفرانس مالی جهت کسب مشارکت است یا اینکه هرگز دفتر کار شما را ترک نکرده و یا بیرون از جلسات استراتژیک شما دیده نمی شود، ندارد.

زمانی که پوشش خود برای یک رویداد مهم را انتخاب می کنید، نکته عجیب و غیر عادی انتخاب مواردی است که بر بهترین ویژگی های شما تاکید داشته باشد. در مورد طرح و برنامه خودتان هم به همین شکل و شیوه بیندیشید. شما می خواهید از این طریق هر نکته مثبت ممکنی از کسب و کار خودتان را آشکار سازید و اطمینان داشته باشید که از این طریق آن نکات مثبت توجه لازم و کافی را به سوی خود جلب می کنند.

انواع طرح و برنامه

طرح های کسب و کار یا همان بیزنس پلن ها بطور تقریبی به 4 نوع مختلف تقسیم می شوند. طرح های بسیار کوتاهی وجود دارند که از آنها تحت عنوان مینی پلن نام برده می شود. همچنین طرح هایی تحت عنوان طرح کار، طرح ارائه یا معرفی و یا حتی طرح الکترونیکی وجود دارد که هر یک برای تدوین شدن نیاز به میزان متفاوتی از کار و تلاش و برنامه دارند و همیشه ارائه دهنده نتایج یکسان نیستند. این موضوع بدین معناست که طرحی با دقت و جزئیات بسیار همیشه برتر و بهتر از یک طرح کوتاه و خلاصه نبوده و نیست و نتیجه آن بستگی به کاربرد و هدف شما از استفاده کردن از آن دارد.

• مینی پلن Miniplan : یک مینی پلن ممکن است از یک تا 10 صفحه را شامل شود و حداقل باید در بر گیرنده توجهی کوتاه به برخی مسائل کلیدی از قبیل مفهوم کسب و کار، نیازهای تامین مالی، طرح بازاریابی و صورت های مالی خصوصا صورت جریان نقدی، طرح درآمد و ترازنامه داشته باشد. این روش بسیار خوب و مناسبی برای آزمودن یک ایده کسب و کار یا اندازه گیری میزان علاقه یک شریک بالقوه یا یک سرمایه گذار جزء می باشد. همچنین چنین طرحی می تواند به عنوان یک پیش درآمد برای یک طرح کامل و جامع جهت ارائه در آینده در نظر گرفته شود.

در رابطه با استفاده ناصحیح از یک مینی پلن همواره توجه کافی داشته باشید. این طرح هرگز نمی تواند به عنوان جایگزینی برای یک طرح کامل و جامع مد نظر قرار بگیرد. اگر یک مینی پلن را برای سرمایه گذاری ارسال کنید که انتظار دریافت یک طرح جامع را داشته است، تنها نتیجه ای که می گیرید اینست که در نظر وی فردی احمق و نادان جلوه می کنید.

• طرح کار Working Plan : یک طرح کار ابزاری است که برای اداره کسب و کار شما مورد استفاده قرار می گیرد. این طرح در بخش جزئیات طولانی و کامل ولی در بخش معرفی کوتاه و مختصر می باشد. همچنان که در مینی پلن گفته شد، شما در تهیه و تدوین یک طرح کار از آزادی و عدم رسمیت بالایی برخوردار می باشید.

یک طرحی که بطور خاص برای استفاده در محیط داخل سازمان تدوین شده است ممکن است برخی از موارد مورد نظر که برای افراد خارج از سازمان دارای اهمیت است را حذف کند. به عنوان مثال شما به عنوان یک فرد داخل سازمانی نیازی به یک پیوست کامل از رزومه افراد داخل سازمان خود ندارید. همچنین می توان گفت که یک طرح کار لزوما نتیجه ای از همراه داشتن تصاویر محصولات کسب نمی کند.

در یک طرح کار اصولا محصول نهایی از لحاظ کیفیت و ویژگیهای ظاهری چیزی متفاوت می باشد. چاپ شدن یک طرح کار بر روی کاغذ های با کیفیت بالا و جلد تجمّلی و تزئینی امری لازم و حیاتی به حساب نمی آید. به عبارتی قرار گرفتن این طرح در یک پوشه یا کلاسور ساده و همراه شدن آن با یک قلم ساده کفایت می کند.

ثبات و هماهنگی درونی اعداد و اطلاعات درونی در یک طرح کار به همان میزان دارای اهمیت است که اگر این طرح را برای نمایندگان و عوامل خارج سازمانی تهیه و تدوین کرده بودیم. با این وجود نیازی نیست که به مواردی از قبیل اشتباهات تایپی، سازگاری با سبک متداول نگارش در متون بیزنیسی، درج تاریخ و مواردی از این دست توجه زیادی داشته باشید. این سند در حقیقت همانند یک لباس نظامی است که یک فرد نظامی در روزهای غیر از ماموریت و یا روزهای تعطیل در محیط نظامی به تن دارد. به عبارتی این سند وجود دارد تا مورد استفاده قرار گرفته و به جریان کارها سرعت ببخشد، نه اینکه توسط دیگر افراد حاضر مورد تقدیر و تحسین قرار بگیرد.

• طرح ارائه Presentation Plan : اگر یک طرح کار را که تاکید اندکی بر ظاهر و زیبائی آن شده است را انتخاب کنید، و تغییراتی در آن ایجاد کنید که ظاهری شکیل تر و زیباتر به آن و محتوای درج شده در آن بدهد، در نهایت به یک طرح ارائه دست پیدا می کنید. این طرح برای ارائه شدن به بانک داران، سرمایه گذاران و دیگر افراد فعال در محیط خارج از سازمان آماده می شود.

با وجود اینکه سبک نگارشی استفاده شده در یک طرح ارائه به نسبت قدری متفاوت می باشد، اما در مجموع می توان گفت تمامی اطلاعات درج شده در یک طرح ارائه عینا مثل طرح کار شما است. به عنوان مثال، باید بسیاری از اصطلاحات خاص مورد استفاده در کسب و کار خودتان، اصطلاحات غیر رسمی و مورد استفاده در شیوه نگارش تند نویسی را که در محیط کار و یک طرح کار، بسیار کاربردی و مفید می باشند را حذف کنید و از اصطلاحات و کلمات (ترمینالوژی) کسب و کار و بیزینس استفاده کنید. به خاطر داشته باشید که خوانندگان شما با سبک کار و عملیات شما آشنایی کافی ندارند. بر خلاف طرح کار، این طرح به عنوان یک یادآوری استفاده نمی شود، بلکه بیشتر از آن به عنوان یک مقدمه و معرفی استفاده می شود.

شما همچنین باید به این طرح مواردی را اضافه کنید. در بین مواردی که سرمایه گذاران برای بررسی و مطالعه به آنها نیاز دارند، اطلاعات مرتبط با تمامی خطرات و تهدیدهای رقابتی نیز قرار دارد. حتی اگر تصور می کنید برخی از این موارد دارای اهمیت ثانویه می باشند نیز، باز هم باید با فراهم آوردن اطلاعات لازم و ضروری به قدر لزوم به آنها اشاره کنید.

مهمترین تفاوت موجود بین طرح های کار و ارائه در جزئیات مربوط به ظاهر و زیبائی آن می باشد. یک طرح کار ممکن است با استفاده دستگاه تکثیر اداری آماده و در کنار آن برای عدم گسستگی از بست آهنی (منگنه) استفاده شود. اما یک طرح ارائه باید توسط ماشین تکثیر و کاغذ با کیفیت بالا تولید شود، و حتی تصاویر مورد استفاده در آن نیز باید رنگی باشد. این طرح باید همانند سندهای قابل ارائه به مدیران ارشد سازمانی و حتی تشریفاتی درون جلد و پوششی با دوام و شیک قرار بگیرد که در عین شیک بودن از دوام و ماندگاری بالایی هم برخوردار باشد. این طرح همچنین باید شامل انواع نمودار، جدول، تصاویر و مواردی از این دست باشد.

همچنین دقیق، بدون ایراد بودن و انسجام و هماهنگی کامل مطالب با یکدیگر از جمله موارد حیاتی در یک طرح ارائه می باشد. در این مرحله یک خطای کوچک می تواند منجر به ارائه اطلاعات نادرست به یک فرد یا همکار نا آشنای خارجی با مراحل و امور کاری شود. در بهترین حالت وجود چنین اشتباهی می تواند منجر به بی دقت جلوه کردن شما در نزد دیگران شود. اگر خلاصه طرح شرحی از نیاز تامین مالی برابر با 40000 دلار را نشان می دهد، اما صورت های جریان نقدی نشان از ورود 50000 دلار سرمایه در طی سال نخست را داشته باشند، شما ممکن است تصور کنید که: “ای داد بیداد! فراموش کرده اند که بخش خلاصه طرح را بر اساس محاسبات جدید بروز بکنند.” در این حالت مطمئن باشید سرمایه گذاری که در حال مذاکره با وی هستید، هرگز قصد کار خیر و صدقه دادن به شما را ندارد.

• طرح الکترونیک Electronic Plan : اکثر طرح های کسب و کار به نوعی بر روی یک کامپیوتر تدوین و آماده می شوند و سپس بر روی کاغذ تکثیر شده و به مخاطب ارائه می شوند. اما می توان گفت حجم غیر قابل تصوری از اطلاعات که پیش از این از طریق کاغذ بین گروه های مختلف جابجا می شدند، امروزه از طریق کامپیوتر و بصورت الکترونیک جابجا می شوند. بنابراین ممکن است تهیه کردن و در اختیار داشتن یک نسخه الکترونیک از طرح خود را مفید فایده و کاربردی بدانید. یک نسخه الکترونیک از طرح شما می تواند در موارد معرفی و ارائه و توضیح به دیگران با استفاده از یک ویدئو پروژکتور سقفی مفید واقع شود، خصوصا برای برآوردن نیازهای یک سرمایه گذار دانا و آگاه که می خواهد قادر به کاوش کردن در اعماق اطلاعات درج شده در یک طرح ارائه شده توسط شما باشد.

نویسنده: گروه نویسندگان مجله کارآفرین آمریکا

فرشید رمضانی: مشاور سئو | اینتراکتیو مارکتینگ