چگونه در 90 دقیقه یک خبر نامه ایمیلی بنویسیم؟

نگارش یک خبرنامه یکی از دشوارترین کارهایی است که در حقیقت شما را به عنوان مالک یک کسب و کار کوچک از رسیدن به دیگر اهداف باز می دارد. شما از با ارزش بودن انجام این کار کاملا مطلع هستید، اما هر هفته یا هر ماه ضرب العجل مربوط به این کار مدام در گوشه ذهن شما می چرخد و شما هم با خود فکر می کنید “تو خبرنامه این هفته چی باید بگم؟”

مسئله اینست که اگر شما بتوانید 90 دقیقه زمان صرف کنید، به راحتی می توانید نوشتن یک خبر نامه را به پایان برسانید. در اینجا 6 راه حل خوب برای کمک به شما در تهیه یک خبر نامه ارائه شده است.

1- آن را کوتاه و خلاصه کنید

شما همیشه خیلی کمتر از آن چیزی که فکر می کنید مطلب برای نوشتن دارید. به روزرسانی یک ایمیل قرار نیست تا ابد ادامه پیدا کند. در حقیقت نباید ادامه پیدا کند. خوانندگان شما برای خودشان گرفتاریهای خاص خودشان را دارند. حتی اگر مطلب شما به اندازه کافی جالب باشد هم آنها زمان کافی برای خواندن انبوهی از مطالب را ندارند. از طریق کوتاه نگاه داشتن ایمیل های خود، شما به خوانندگان این موضوع را تفهیم می کنید که وقت گذاشتن و خواندن ایمیل های شما کاری سهل و آسان است. اگر آنها بدانند که می توانند ایمیل های شما را در مدت زمانی کمتر از 5 دقیقه بخوانند، احتمال اینکه اقدام به باز کردن و مطالعه آنها بکنند بیشتر است.

همیشه این را در نظر داشته باشید: براساس تحقیقاتی که موسسه نیلسون نورمن در رابطه با کاربردی بودن وبسایت ها انجام داده است – جاکب نیلسون، کارشناس در این زمینه – “بطور متوسط هر بازدید کننده زمان و حوصله کافی برای خواندن تنها 28 درصد از کل مطلبی که در یک صفحه وجود دارد را در یک بار مراجعه به سایت دارا می باشد و البته میزان 20 درصد در این رابطه محتمل تر می باشد.”

هر چه کوتاهتر، بهتر.

2- سه موضوع برای ارائه کافی است

 قرار دادن سه موضوع مجزا در یک ایمیل برای خبر نامه خوب و شکیل و کافی است. همچنین هدف خود را می توانید بر قرار دادن یک مقاله بلند در کنار دو مقاله کوتاه بگذارید. برای مقاله بلند تر می توانید طولی برابر 500 کلمه در نظر بگیرید و هر یک از مقاله های کوتاه می تواند بین 150 تا 200 کلمه بشود. با این حساب طول یک ایمیل ارسالی از طرف شما حدود 900 کلمه می شود.

یک مصرف کننده معمول توانایی خواندن چیزی در حدود 200 کلمه در یک دقیقه را دارد. در نظر داشتن آن هدف 900 کلمه ای برای یک ایمیل به این معنا است که خواننده شما می تواند تمام ایمیل شما را در مدت زمانی حدود 4.5 دقیقه بخواند. این تعهدی کوتاه و البته منطقی می نماید. اگر در این ایمیل شما مطالب مفیدی برای خواننده خود قرار دهید، می توانید این قول را به خواننده خود بدهید که زمان صرف شده ارزش خواندن این مطلب را دارد.

در حقیقت شما با کوتاه تر و خلاصه کردن مطلب در سه بخش مستقل کار را هم برای خوانندگان خود و هم برای خودتان بسیار آسان نموده اید. نوشتن یک مطلب با طول تقریبی متوسط در کنار دو مطلب کوتاه دیگر بسیار آسان می نماید.

اما هنوز مانده، چه می خواهید بنویسید؟

3- آنها نسبت به دانستن چه چیزی رغبت دارند

صفحه مربوط به پرسش های متداول را بخاطر دارید؟ اساسا می توان آن صفحه را یک صفحه خدمات مشتری نامید که از آن انتظار می رود تا اغلب سوالات متداول پرسیده شده را پاسخ دهد.

اما در واقعیت امر مشکل این است که اغلب این صفحات در سایت کسب و کارهای مختلف خیلی برای بازدید کننده مفید نیستند. اکثر مردم حتی فکر نگاه کردن به آنها را هم نمی کنند. آنها تنها با بخش خدمات مشتری و یا پذیرش تماس می گیرند و مکررا همان سوالات را می پرسند. کاهش دادن تعدادی از آن سوالات متداول در عمل مفید می باشد و باعث استفاده بهتر از زمان نمایندگان شما در بخش خدمات مشتری می شود.

وارد خبرنامه ایمیلی خود شوید.

خبرنامه ها فرصتهای مناسبی هستند برای عنوان کردن پرسشهایی که شما آرزو دارید که بازدید کنندگانتان پاسخ آنها را می دانستند و همچنین بازدید کنندگان شما نیز تمایل به داشتن پاسخ آنها دارند. بنابراین قبل از اینکه ذره ای از مطلب 900 کلمه ای خود را به نگارش در آورید، تماسی با پاسخ دهنده تلفن های ورودی به شرکت خود در بخش خدمات مشتری داشته باشید و با او به گفتگویی دوستانه بپردازید.

چیزی را بیابید که موجب گیج شدن مردم می شود. چه چیزی نیاز به توضیح داده شدن دارد؟ آنها در کدام بخش از کسب و کار شما نیاز به یک دوره آموزشی کوتاه دارند؟ چه چیزی می توان به آنها گفت که موجب بهتر شدن تجربه آنها از کسب و کار با شما شود؟ پس از ادامه دادن این گفتگوی دوستانه به مدت تنها 5 دقیقه شما به احتمال زیاد به 5 موضوع مختلف دست خواهید یافت که باید برای مشتریانتان توضیح داده شود. شما تنها به 3 موضوع نیاز دارید، بنابراین می توانید 2 موضوع دیگر را که قدری کسل کننده تر به نظر می آیند به کناری بگذارید.

4- خبر رسانی آزاد

اگر شما از طریق صحبت کردن با مسئول پاسخ گویی به خدمات مشتریان خود به ایده های کافی برای نگارش خبرنامه خود دست پیدا نکردید، نگاهی به اخبار بیاندازید. آیا اخیرا چیزی خوانده اید که جذابیت زیادی داشته باشد؟ ایا در رابطه با اخبار صنعت شما یا اخبار بین المللی با چیزی برخورد کرده اید که بتوانید آن را به اخبار صنعت و کسب و کار خود گره بزنید؟ آیا هیچ مورد جالبی وجود دارد که حالا شاید خیلی هم مهم نباشد، اما می تواند باعث نشستن لبخندی بر لب خوانندگان شما شود؟ تمام اینها می تواند مطالب بسیار مناسبی برای خبرنامه شما باشد.

به خاطر داشته باشید که شما در این رابطه نیاز به نوشتن مقالات علمی و با کیفیت بسیار بالا ندارید. یک مطلب ساده به قلم خودتان نیز کفایت می کند. خلاصه کتابهای کوتاه هم مناسب است. معرفی ابزارها، راهکارها و اپلیکیشن هایی که مورد پسند و استفاده شما هم بوده خوب است. شما تنها به چند پاراگراف محتوا نیاز دارید.

اگر شخص دیگری هست که مقاله خوبی را به نگارش در آورده و شما از آن خوشتان آمده، می توانید قسمتی از آنرا در خبرنامه خود بیاورید و در متن خود لینکی هم برای رجوع به آن مقاله قرار دهید. فکر نکنید که اگر شما قسمتی از مقاله وی را مورد استفاده قرار دهید به معنای تقلب است. این همان به اشتراک گذاری یک محتوای خوب و مفید با خوانندگان خودتان است. شما حتی نیازی به نوشتن آن هم ندارید.

5- طرح کلی از یک نوشتار همیشه در نقش بهترین دوست یک نویسنده است

پس از اینکه با کسی که به مشتریان شما نسبت به بقیه نزدیک تر است صحبت کردید، و در بین مطالب منتشر شده در طی هفته هم جستجویی کردید، حالا شما مطالب زیادی برای نوشتن در اختیار دارید. سه نمونه از آنها را که به نسبت بقیه آسان تر و یا جذاب تر هستند انتخاب کنید و کار را شروع کنید.

اما گاهی اوقات می بیند که قلم اصلا بر روی کاغذ نمی نشیند. مشکلی نیست. در این رابطه هم شما یک اصلحه سری دارید: طرح کلی شما!

آماده کردن طرح کلی خودتان را با استفاده از یک برگ کاغذ سفید شروع کنید. ایده اصلی برای آن قسمت را در بالای صفحه بنویسید. لیستی از ایده های دیگر هم در زیر آن بنویسید. بین ایده ها چند خط فاصله قرار دهید و در این اثنا اگر ایده یا جمله مرتبط دیگری باز به ذهنتان رسید نیز می توانید در اطراف آن وارد کنید.

تا این مرحله می توان گفت که شما قسمت اعظم مقاله خودتان را نوشته اید. تنها کاری که مانده و باید انجام دهید این است که جاهای خالی را پر کنید. در حقیقت، حتی ممکن است که شما مقاله نهایی خود را بصورت یک لیست داشته باشید. با وجود اینکه ممکن است برای تمامی موضوع ها کارگر نباشد ولی اغلب جوابگوی مشکلات ما هست. مردم بطور کلی لیست ها را مشتاقانه دوست می دارند. لیست ها خوانده می شوند. احساس نکنید که اگر برای این کار یک لیست به خواننده خود ارائه کنید، تقلب کرده اید.

از کارتهای ایندکس دار یا یک یادداشت کوچک استفاده کنید. زمانی که 5 دقیقه وقت آزاد به دست آوردید، می توانید یکی از این کارتها را مورد استفاده قرار داده و فقط در عرض چند دقیقه یک طرح کلی برای خودتان ایجاد کنید.

6- بازخورد دریافت کنید

حالا سه مطلب کوتاه خود را آماده کرده اید، ولی کار شما هنوز به پایان نرسیده است. هر سه مطلب خود را به یک نفر که در این رابطه از اطلاعات کافی برخوردار است، نشان دهید. این فرصت بسیار خوبی است، که ایمیل شما در حالیکه در صفحه ایمیلتان وارد شده و حتی تمامی لینک های موجود در متن آن هم فعال هستند باز توسط یک نفر دیگر مورد بازخوانی قرار گیرد.

از این فرد بخواهید که 15 دقیقه وقت گذاشته و متن ایمیل شما را تا انتها بخواند و حتی بر روی لینکها هم کلیک کند. بطور مطلوب شما باید به وی کاملا اعتماد داشته و اجازه دهید که او در صورت لزوم اصلاحات کوچکی از طرف شما بتواند انجام دهد و یا حتی بتواند عنوان شما را عوض کرده و یک عنوان جذاب تر را جایگزین کند.

اگر در این مرحله با کمبود زمان مواجه هستید، ممکن است وسوسه شوید که از این مرحله با سرعت بیشتری عبور کنید. ممکن است در دل نخواهید این موضوع را به بازخوان متون خود تذکر بدهید.

ولی نه، تذکر داده و از این مرحله هم عبور کنید.

ارسال یک ایمیل که در آن ایراد تایپی به چشم بخورد، خیلی دردناک بوده و غیر حرفه ای به نظر می آید. اما حتی این هم احساس بد حاصل شده از این موضوع را که شما این کار را با بی دقتی انجام داده اید درست نمی کند. بنابراین زمان بیشتری برای این موضوع صرف کنید و حتی اگر در آن ایرادی هم نمی بینید باز از یک شخص دیگری بخواهید متن شما را یکبار دیگر بازخوانی کرده و از ایرادهای احتمالی جلوگیری کند.

به نظر شما در رابطه با تولید محتوا چه نکات دیگری از اهمیت زیادی برخوردار است که باعث می شود تاثیرگذاری کار ما بیشتر شود، خواندن مطلبی با موضوع بایدها و نبایدهای بازاریابی محتوایی را هم به شما پیشنهاد می کنم.

 فرشید رمضانی: مشاور سئو | اینتراکتیو مارکتینگ